Украина переходит на электронные трудовые книжки

Верховная Рада Украины 2 сентября приняла в первом чтении законопроект № 3623, регулирующий переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Полный переход к ним произойдёт в 2025 г., а до этого времени два вида документов будут действовать параллельно.

Преимущества электронных трудовых книжек многообразны. Прежде всего, это экономия средств. Бумажные книжки нужно приобретать, хранить, организовать учёт, иметь для этого помещения, сейфы и пр. Заполнение записей идёт вручную, как и выдача, передача, исправление неточностей, что требует наличия персонала-кадровиков и их немалых в таком масштабе затрат труда и времени, а также средств. С переходом на «цифру» данные издержки сокращаются примерно в 2-3 раза.

Кроме того, появляются огромные возможности для статистики, анализа, сортировки, оперативного учёта данных по работникам с использованием программных средств, причём не только в рамках организаций, но и, например, по отраслям, регионам, рынку труда в целом. Здесь тоже огромный пласт экономии на исследованиях, на более точной настройке управленческих решений, проведении кадровых и социальных мероприятий и пр.

Облегчается, ускоряется и удешевляется документооборот. Например, при переходе на другую работу, предоставлении информации в социальные службы, банки, не потребуется «живая» передача бумажных книжек или заверенных копий.

Законопроект об электронных трудовых книжках предусматривает и автоматическое начисление пенсии по возрасту, определение её размера через личный кабинет на веб-портале Пенсионного фонда. Также нововведение упростит доступ к получению информации о трудовом стаже.

Первоначально для перехода на цифровой носитель работодатель или работник должны будут отправить сканированную бумажную трудовую книжку в госреестр общеобязательного социального страхования через портал электронных услуг Пенсионного фонда.

Но есть и проблемы при таком переходе, как и при любых масштабных изменениях. Например, альтернативные затраты – программное обеспечение и сам процесс оцифровки. Они высокие, но разовые, только на этапе перехода. Затем они окупаются за счёт оперативной экономии. Текущие же расходы на компьютерную память и электронную обработку гораздо ниже, чем на бумажный оборот.

Кроме того, есть вопрос о надёжности хранения и правильности информации. Компьютерная база и техника в организации может быть подвержена вирусам, хакерским атакам, поломкам оборудования, утечке данных и т.п.  Гипотетически, в отличие от бумажных носителей, можно задним числом даже подделать информацию, добавить или убавить стаж, опыт работы. Но практика содержания большого количества других электронных баз показывает вполне адекватные способы защиты от таких опасностей. Их нужно блокировать дублированием информации в различных органах. Вот где можно использовать, например, перспективный ныне блокчейн с его распределёнными реестрами, где данные невозможно подделать или изменить. И легко восстановить, кстати, при утере информации в одной базе, например, на самом предприятии. 

Таким образом, современные способы работы с информацией объективно приходят и в данную сферу.